گزارش عملکرد هیئتمدیره مجتمع مسکونی نیاوران مهرشهر
گزارش عملکرد هیئتمدیره مجتمع مسکونی نیاوران مهرشهر
مقدمه:
در این گزارش سعی بر این بوده است که ضمن ارائه تصویری جامع از شرایط حاکم بر شکلگیری و فعالیتهای اجرایی اولین هیئتمدیره منتخب، فعالیتهایی که برای تحقق اهداف و وظایف انجام گرفته توضیح داده شود و با نگرشی شفاف و واقعگرایانه به استحضار مالکان محترم برسد. همانگونه که مالکان محترم به خوبی آگاه هستند, احداث مجتمع متاثر از شرایط متغیر و ویژه ای که عموما هم پیشبینی ناپذیر بود در مدت زمانی نسبتا طولانی با شکیبایی اعضا و پشتکار شایان تقدیر هیئتمدیره تعاونی به انجام رسید و دراواسط سال 1395 وارد مرحله ای شد که باید فاز مسکونی شدن آن آغاز میگردید تا به موازات اتمام کامل عملیات احداث مورد بهره برداری اعضاء نیز قرار گیرد. به همین دلیل بود که انتخاب و استقرار هیئتمدیره مجتمع پس از طی فرایندهای قانونی انجام شد.
شرایط عام حاکم بر فعالیتهای هیئتمدیره:
پس از تفویض اداره مجتمع, هیئتمدیره با مجموعه ای متشکل از 438 واحد در 14 بلوک مجزا مواجه شد که در 30000 متر مربع استقرار یافته بود که میتوان انرا به آسانی در زمره شهرک قرار داد. شرایط کارگاهی و نیمه مسکونی حاکم بر این مجموعه در وضعیتی که فقط 19 واحد دارای ساکن بود چالشهایی جدی برای ساماندهی و خدمات رسانی فوری را موجب میشد. لذا هیئت مدیره میبایست با تکیه بر امکانات محدود و ناچیز خود، تشکیلاتی اداری را سازماندهی و بهعنوان بازوی اجرایی خود در مجتمع مستقرمیکرد تا بتواند در چهارچوبی که مستندات مدونی هم برایآن وجود نداشت انجام وظیفه کند.
برقراری توازنی بهینه بین شرایط کارگاهی حاکم بر مجتمع و ایجاد محیط متعارف زندگی در آن که بتواند هم عملیات عمرانی را دچار وقفه نکند و هم منجر به بی نظمی و سلب آسایش ساکنان نشود در صدر مشکلاتی بود که هیئتمدیره باید از عهده آن بر میآمد. در عین حال این مهم باید با بهرهگیری از منابع مالی ناچیزی انجام میگرفت که ناشی از قلت ساکنان در مجموعه بود. کنترل ترددها, نظافت مجموعه, نگهداشت و ارتقاء کیفی مشاعات و فضای سبز, کنترل ساعات کار پیمانکاران ومواردی از این دست را میتوان فقط بعنوان نمونه اندکی از این مشکلات برشمرد.
تولید مستندات پایه ای اجرایی:
به منظور ایجاد نظم پایدار و بهینه در فرایندهای مسئولیت کاکنان شاغل در مجتمع، اعم از کارکنان مدیریتی, اداری و اجرایی، کلیه مستندات از قبیل شرح وظایف, دستورالعملها و چکلیستها در انطباق با اساسنامه تدوینشده مجتمع تولید و در اختیار کارکنان قرار داده شد. بعلاوه منشور اخلاقی با هدف ساماندهی همزیستی قانونمند و عاری از هرگونه تنش در مجتمع تهیه و به رویت و امضای ساکنان رسید.
تاسیسات و تجهیزات:
1- گاز رسانی؛
در بدو کار هیئتمدیره، که مصادف بود با پیش رو بودن فصل سرما, گاز رسانی به مجتمع از اهمیت خاصی برخوردار بود و تحقق این امر مستلزم فعالیت مستمر و فشردهای بود که نهایتا منجر به برقراری شبکه در تک تک بلوکها گردید و کل مجتمع از اول دیماه 1395 به شبکه گاز شهری متصل شد. اهم اقدامات انجام شده برای عملیاتی شدن این مهم عبارت است از پیگیریهای انجام شده در اداره گاز و شهرداری برای لوله کشی خارج از محدوده مجتمع, رنگ امیزی استاندارد اتاق کنتور اصلی, نصب رگولاتورهای اصلی بلوکها, لوله کشی گاز نگهبانی ها وامور مربوط دیگر.
2- اسانسورها؛
با توجه به اینکه آسانسورهایی که شرکت تعاونی در مجتمع نصب کرده بود دارای کیفیت فنی مطلوبی بود فقدان سیستم تعمیر, سرویس و نگهداری مناسب و بهموقع ممکن بود موجب تقلیل در کارایی و ایجاد هزینه های سنگین آن شود. مدیریت تعاونی قرارداد یکسالهای را با یک شرکت برای تعمیر و نگهداری منعقد کرده بود که عملکرد این شرکت در عرضه خدماتی از قبیل بازدیدهای دوره ای, به سبب طولانی شدن زمان مراجعه برای رفع عیوب, راه اندازی مجدد و بروز خرابی های مکرر موجب نارضایتی ساکنان شده بود بنابراین پس از اتمام موعد قانونی قرارداد, هیئتمدیره مجتمع راسا" برای شناسایی و عقد قرارداد با شرکت جدیدی برای دریافت خدمات اقدام کرد که با توجه به تعداد دفعات مراجعه, نگهداری و نظافت اتاقکها, کوتاهی زمان مراجعه به مجتمع پس از تماس, نحوه برخورد پرسنل مورد رضایت مدیر مجتمع و ساکنان شد.
3- پمپ ها و منبع اب بلوکها؛
بدوا" شناورهای منابع اب بلوکها و تابلوهای کنترل پمپها خراب و دارای نقائصی بود که همین امر موجب قطعی مکرر آب و آبگرفتگی اتاقهای استقرار آنها میشد. در حال حاضر با تعویض قطعات و تعمیر و رفع نقائص انها بصورت مستمر و دورهای و در مورد صورت لزوم تعمیر قطعات، پمپها و منابع آب در وضعیت مطلوبی قرار دارند.
4- دیزل ژنراتور؛
دیزل ژنراتور موجود در مجتمع دارای اشکالات عدیدهای بود که عملا بهرهبرداری از آن به هنگام قطعی برق امکان پذیر نبود. با بهکارگیری افراد متخصص در این خصوص که منجر به بهینه سازی اطاق ژنراتور برای تهویه و سیستم خروجی دود، تعویض باتری، سرویس کامل و تعویض فیلترهای روغن و گازوئیل و برقراری سیستم سرویس تخصصی دورهایشده در حال حاضر این دستگاه کارکرد مطلوبی دارد و هنگام قطع برق در مدار قرار میگیرد و نیاز برق مشاعات را تامین میکند.
5- راهبند هوشمند؛
با ازدیاد واحدهای مسکونی و میزان تردد خودروها در مجتمع نیاز به سیستمی که بتواند با کنترل هوشمند ترددها از ورود خودروهای غیر مجاز و ناشناس جلوگیری کند آشکار شد. نصب و راه اندازی چنین سیستمی موجب کاهش حجم کار کارکنان نگهبانی و افزایش دقت کنترل آنها میشد.
به همین منظور، با بررسی های کارشناسی و استعلام قیمت از منابع مختلف و با توجه به محدودیت منابع مالی، در نهایت سیستمی که با دارا بودن زیرساخت مناسب از قابلیت ارتقاء و کیفیت مطلوبی برخوردار باشد انتخاب، نصب و راهاندازی شد و در پی آن در دیگر مجتمع نیز بازگشایی شد.
6- روشنایی لابیها؛
با توجه به نیاز مبرم لابیها به روشنایی کافی، در براورد اولیه 45 الی 47 لامپ برای هر کدام از لابیها در نظر گرفته شده بود که به لحاظ محدودیت امکانات مالی، با برنامهریزی مدیریت مجتمع همه لابیها با فاصله یک هفته درمیان تجهیز و از روشنایی کافی و مطلوب برخوردار شد.
7- سرعت گیرها؛
ازدیاد ساکنان و افزایش تردد خودروها در محوطه مجتمع و رعایت نکردن سرعت ایمن و گاهی خطرناک و غیرمسئولانه از جانب برخی از رانندهها، ایجاد سرعتگیرها در محوطه را الزامی میکرد که با بررسی انواع ان و محدودیت منابع مالی بهترین گزینه ایجاد نوع ساده و اسفالتی آن بود و هفت عدد از آنها در مسیر خودرو داخل مجتمع ایجاد شد.
8- نصب تابلوهای اعلانات؛
برای برقراری ارتباط در زمینه اطلاع رسانی به ساکنان؛ در لابیها و مکانهای مناسب در پارکینگها که به راحتی قابل رویت باشند, تابلوهای اعلانات از جنس ام دی اف ساخته و نصب شد که ظاهر مناسبی نیز دارند.
9- نصب نیمکتها در محوطه؛
با هدف ایجاد موقعیت مناسب برای استفاده ساکنان از محوطه و فضای سبز، مدیریت مجتمع برای نسب 30 عدد نیمکت در محوطه برنامهریزی کرده که با استعلام از شرکتی که از طرف شهرداری معرفی شده بود و سایر سازنده ها و با در نظر گرفتن امکانات مالی، فعلا 15 نیمکت نصب و مابقی به تامین منبع مالی موکول شده است.
خدمات رفاهی:
1- نظافت و جمع اوری زباله؛
هم پوشانی زمان گذار از وضعیت کارگاهی و مسکونی شدن مجتمع منشاء مشکلات بسیاری برای نظافت بود. نخست اینکه نظافت سطوح مشاعات از جمله راهروها, لابیها, راه پلهها و پنجرهها، که از انواع پسماندهای ساختمانی، از قبیل گچ, سیمان, رنگ و غیره پوشیده شده بود حجم کاری قابلتوجهی را شامل میشد که در نتیجه آن انجام این کار برای هر بلوک حدود یک ماه طول میکشید., بهعلاوه اکثر واحدها در حال تجهیز و گاهی در معرض ایجاد تغییرات داخلی بودند که بی نظمی کارگران و پیمانکاران به طور مستمر سبب ایجاد دوباره کاری در امر نظافت میشد. بلوکها با برنامهای منظم، توسط کارکنان مجتمع بصورت ماهانه نظافت میشدند. با افزایش توان مالی و افزایش تعداد کارکنان نظافت بلوکها به سه بار در ماه افزایش یافته است.
متناسب با روند افزایش ساکنان در مجتمع حجم زباله خانگی نیز افزایش یافت که تهیه سطلهای زباله مناسب و استاندارد را ناگزیر میساخت بنابراین به منظور ایجاد محیط زیست سالم و رفاه ساکنان قرار دادن سطلهای زباله مناسب در پارکینگها نیز بخشی از این اقدام بود. همچنین برای رفاه حال ساکنان و ممانعت از ریختوپاش زباله در مشاعات و چکه کردن شورابه زباله خانگی که اغلب در راهروها و آسانسورها در مسیر انتقال صورت میگرفت، برای جمع آوری زباله از در منازل در ساعتی مشخص برنامه ریزی واجرا شد.
2- راه اندازی خدمات املاک؛
در ابتدای راه اندازی مجتمع, آژانسهای مسکن گوناگونی برای رهن,اجاره و خرید وفروش واحدهای مجتمع فعال بودند که این امر موجب کاهش قیمت,افزایش تردد افراد ناشناس با نام املاکی و سکونت افراد نا شایست، بهدور از هرگونه نظارت مدیریت مجتمع، مشکلات عدیدهای را بهوجود آورده بود که نا امنی، بی نظمی و سلب آسایش ساکنان بارزترین آنها بود. این امور گاهی موجب وقایعی میشد که مداخلات مستمر نیروی انتظامی را در پی داشت و برای مدیریت مجتمع هم هزینهساز و هم وقتگیر بود. پس از مباحثات و ارزیابیهای مفصل هیئتمدیره به این اجماع رسید که برقراری سیستم عرضه خدمات املاکی زیر نظر مدیریت مجتمع در کنترل تردد افراد ناشناس، تحت عنوان املاکی و ممانعت از کاهش قیمت واحدهای مجتمع و عرضه خدمات به مالکان با هزینهای نازلتر از مصوبه اتحادیه املاکیها و همچنین ایجاد درامد برای مجتمع بسیار موثر است. در ارزیابی نهایی، بخش اعظم این اهداف محقق شد، بدین معنی که هم قیمتها سیر صعودی طی کرد, هم افراد شایسته تری در مجتمع ساکن شدند و هم درآمد چشمگیری کسب شد که بسیاری از خدمات به مجتمع با این درآمدها تامین و اجرایی شد. شایان ذکر است که مبلغی نزدیک به ده درصد درآمدهای شارژ از این منبع بدست آمده است. البته ناگفته نماند که هیئتمدیره به هیچعنوان این امر را انحصاری نکرده و از همان ابتدا ورود املاکیها را منوط به اخذ مجوز از مالک و هماهنگی با مدیریت آزاد اعلام کرده است.
3. ایجاد و نگهداری فضای سبز
درختکاری اولیه محوطه که توسط تعاونی به انجام رسیده بود صرفا برای تامین الزامات شهرداری در صدور پایان کار ساخت بود، که چندان مورد رضایت مالکان واقع نشد و عناصر زیباسازی آن قدر ها مد نظر نبود، لذا با هدف گسترش و بهبود فضای سبز در بهار سال 96 گونه های متفاوتی از گیاهان از قبیل رزهای رونده,نخل تزیینی,یاس , درخت بید کاشته و چمن کاری نیزانجام شد که هزینه نسبتا زیادی را به مجتمع تحمیل کرد. در این مرحله از کاشت، مدیریت مجتمع با مشکلات جدی ناشی از بالا بودن سطح خاک روبه رو شده بدین صورت که هنگام بارندگی جویبارهایی از گل در محوطه جاری می شد. برای خاک برداری هزینه و زمان زیادی ، به علاوه صرف شد بعلاوه پس از خاک برداری نخاله های ساختمانی که پیمانکاران دفن کرده بودند، احتمال رشد هرگونه گیاهی را ناممکن مینمود. پس از تسطیح و بهینه کردن خاک فضاهایی که به عنوان باغچه در نظر گرفته شده بود در سال 97 به قصد صرفه جویی در هزینه، مدیریت مجتمع گلخانه ای را راه اندازی کرد که قریب به 2000 شاخه گل رز و 3000 شاخه شمشاد در آن قلمه زده شد. پیش بینی میشود در پاییز سال97 همه این قلمه ها در سطح مجتمع کاشته شود.
4- مخابرات؛
با عنایت به اینکه کابل های مخابراتی زیر زمین ها تا مرداد97 توسط تعاونی تامین و نصب نگردیده بود و از سوی دیگر اداره مخابرات در سال 96 تجهیزات مخابراتی را در مجموعه نصب کرده بود، این موضوع باعث شده بود که مخابرات نتواند از تجهیزات نصب شده در مجتمع کسب درآمد نماید. به این دلیل، این اداره چندین بار برای انتقال تجهیزات مخابراتی که در اتاق مخابرات مجتمع نصب کرده بود مراجعه کرده و قصد بازپس بردن تجهیزات اشاره شده را داشت که پس از رایزنی ها و ملاقات های مکرر و درخواست مهلت از رئیس اداره مخابرات از یکسو و پیگیری نصب کابل های مخابراتی از تعاونی از سوی دیگر نتیجه مورد نظر در پایان مرداد 97 حاصل شد.در حال حاضر با معرفی مالکان به اداره مخابرات برای حدود 100 واحد تلفن ثابت و برای حدود 60 واحد اینترنت در دسترس قرار گرفته است.
5- بیمه؛
به سبب گستردگی فضاهایی که تعداد نسبتا زیادی از پرسنل و کارگرها در آنها مشغول به کارند، لزوم پوشش بیمه ای برای اتش سوزی و مسئولیت مدنی الزامی بود که پس از با وقوع زلزله در زمستان سال 96 بیمه زلزله ساختمان هم به انها اضافه شد. با استعلام قیمت و اخذ تخفیفهای قابل توجه ،شرکت بیمه ایران مناسب تشخیص داده شد و قرارداد پوششی با این بیمه منعقد گردید.
6- گشت نگهبانی با دوچرخه؛
با توجه به وسعت محوطه اعم از پارکینگها و مکانهای مشاع و نبود امکان مالی برای نصب دوربینهای مدار بسته و به منظور ایجاد امنیت بیشتر ؛ مدیریت مجتمع با خرید دو عدد دوچرخه بعنوان وسیله ای بدون صدا و ایجاد مزاحمت و با بکارگیری انها برای گشت زنی نگهبانان در طی شبانه روز ابتکاری قابل تحسین را به اجرا گذاشت.
7- مبادی ورود و خروج به مجتمع؛
در اغاز فعالیت هیئتمدیره مجتمع؛ به دلیل کمبود نیروی انسانی, ادامه فعایتهای کارگاهی, و کمبود منابع مالی ,تنها درب غربی برای ورود و خروج مورد استفاده قرار میگرفت و درب شرقی در اختیار املاک وطنخواه بود که قراردادی رسمی با تعاونی داشت. پس از افزایش امکانات و توانایی مالی مدیریت و نیز فسخ قرارداد املاکی نامبرده و با نصب و راه اندازی راهبند هوشمند، در اوج ترافیک روزانه، درب شرقی برای ورود وسایل نقلیه و درب غربی هم برای خروج اختصاص یافت. شبها به منظور نظارت بیشتر و تردد کمتر و همچنین تمرکز نگهبانان بر محوطه , ورود و خروج تنها از درب شرقی انجام میگیرد.
8- استقرارفرایند اخذ شارژ؛
بر اساس مسئولیت مدیریت در حفظ و نگهداری و برقراری نظم و انضباط و پوشش هزینه های مشاعات و بر اساس اساسنامه مجتمع برای اخذ شارژ از مالکان و ساکنان و بر طبق صورتجلسه هیئتمدیره حساب مشترکی با امضای آقایان سیامک نیازی، دکتر صدیق و زهرا کبیریان در بانک ملت شعبه مهرشهر افتتاح گردید. کلیه پرداختها و دریافتها از محل این حساب انجام میشود. همچنین برای تفکیک و حسابداری پرداخت های مالکان برای هر واحد از مجتمع یک شناسه منحصر به فرد تعریف شد.برای سهولت پرداخت شارژ ساکنان نیز یک دستگاه پوز در دفتر مجتمع نصب گردید.
9- چالش قضایی با مدیر اسبق؛
با گذشت مدتی از استخدام اقای شافعی به عنوان مدیر اجرایی مجتمع، و پس از نظارت دقیق, هیئت مدیره متوجه گردید ایشان در صدد کسب منافع شخصی است و به رای خود و بدون مشورت با هییت مدیره و کسب اجازه مبالغی را هزینه می کنددر نهایت این رفتار منجر به اخراج ایشان ودر پی آن شکایت ایشان از خانم زهرا کبیریان خزانه دار و آقای مصلحی رئیس هیئتمدیره شد.پس از طی فرایند قضایی که البته پس از پروسه زمانی از آنجایی که هیئتمدیره حقوق ایشان را توقیف کرده بود دادسرا هیئتمدیره را محکوم به پرداخت حقوق ایشان و برخی هزینه های انجام شده کرد.
اهدافی که تا کنون محقق نشده:
هیئتمدیره مجتمع در تحقق برخی از اهداف خود که برای ارتقاء کیفی مجتمع مد نظر داشت به رغم بذل مساعی و انرژی زیاد به دلایل گوناگون توفیقی حاصل نکرده است . در اینجالازم میداند اهم آنها را با ذکر دلیل به استحضار مالکان محترم برساند.
1- اینترنت؛
وجود اینترنت جداگانه و مستقل در مجتمع سبب میشود که هم از تردد افراد گوناگون برای نصب و راهاندازی جلوگیری شود و هم از تخفیفات گوناگون برای ساکنان استفاده گردد. همچنین باتوجه به حجم بالای ساکنان، شرکتهای گوناگون اشتیاق زیادی به عرضه بستههای گوناگون از خویش نشان خواهند داد و این تنوع به سود استفاده کنندگان خواهد بود. بی تردید مجتمع از سودی مالی بی بهره نخواهد بود که باعث افزایش درآمد مجتمع می شود و درنهایت به سود همهمالکان خواهد شد. در این راستا اقداماتی انجام گرفته که امید است در اینده به بار نشیند.
2- انتن مرکزی؛
باتوجه به زیر ساخت های بوجود امده توسط تعاونی، امکان نصب آنتن مرکزی وجود دارد که نصب آن مزایای زیادی در بر خواهد داشت که مهمترین آنها برطرف نمودن نمای ناهنجار ایجاد شده در پشت بامها خواهد بود. هیئتمدیره در این راستا اقداماتی انجام داده که در صورت فراهم شدن نقدینگی امکان نصب آن خواهد بود.
3-خود پرداز؛
هیئتمدیره از ابتدای کار در صدد استقرار دستگاه خود پرداز در مجتمع بوده است که به رغم رایزنی های متعدد با بانکها هنوز ایجاد امکانی میسر نشده است.
4- صدور قبض گاز مجزا برای هر یک از واحدها؛
با اطلاعاتی که در زمان ساخت از شرکت تعاونی دریافت شده بود، تصور بر این بود که کنتورهای هر واحد مورد تایید اداره گاز منطقهای است و نیز از طرف اداره گاز برای هر کنتور یک قبض مستقل صادر خواهد شد. در حالی که پس از شروع بهرهبرداری از سیستم گاز متوجه شدیم که متاسفانه نه تنها کنتورها مورد تایید اداره گاز نیست بلکه ساختار لولهکشی ساختمان ها نیز به گونه ای نیست که بتوانیم در آینده، هر واحد را به منزله یک انشعاب مستقل برای اداره گاز تعریف کنیم. بسیاری از کنتور ها خراب بود و دوره گارانتی همه آنها سپری شده بود و برای بازرسی و تعمیر آنها در حال حاضر بودجه مورد نظر در دسترس نمی باشد.
5- تحویل گرفتن سالن مهد کودک از تعاونی؛
هیئتمدیره پیگیریهای کتبی و شفاهی متعددی را از تعاونی جهت تحویل این سالن انجام داده که به دلیل وجود معذوریتهای قانونی برای تعاونی تحویل آن تاکنون میسر نشده است. هیئتمدیره مجتمع کاربردهای متعددی برای این سالن و مشتملات آن مد نظر دارد که هم موجب ارتقای فضای فرهنگی مجتمع و هم منبع درآمدی برای هزینه های عمرانی خواهد بود؛ مثلا میتوان از ایجاد کتابخانه و فضای مطالعه برای کودکان, محلی برای برگزاری دوره های آموزش زبان, مهد کودک, ایجاد محیطهای ورزشی برای بانوان و اقایان و محلی برای برگزاری گردهمایی های خانوادگی و اجتماعات نام برد.
سخن اخر
در خاتمه، باید اذعان داشت که رسیدن به شرایط فعلی حاکم بر مجتمع که قطعا در نقطه ایده آل قرار ندارد ولی در مقایسه با شرایط اولیه آن نیز از مطلوبیت انکارناپذیری برخوردار است، نتیجه مساعی بی دریغ تک تک اعضای هیئت مدیره و همکاران و پرسنل شاغل در مجتمع بوده است. امید اینکه هیئتمدیره منتخب آتی با تلاش و پیگیریهای خود موجب تداوم مستمر این ارتقا گردد.
با تقدیم احترام
هیئتمدیره مجتمع مسکونی نیاوران
این وبلاگ برای اطلاع رسانی به ساکنین مجتمع مسکونی نياوران طراحی شده است و توسط هیئت مدیره مجتمع اداره می شود.